Bruiloft budget voorbeeld: begroting voor 150 gasten

Locatie en catering is met € 10.200 veruit de grootste post. De rekenbasis is € 125 × 50 daggasten + € 35 × 100 avondgasten (all-in per gast, locatie inbegrepen) + € 450 vaste kosten op- en afbouw. De bedragen per gast zijn all-in arrangementen voor ontvangst, diner, drank en feest, met de locatie erin; de vaste kosten voor op- en afbouw komen daar nog bovenop.

Kleding en beauty (€ 3.700) dekt de trouwjurk, het pak, haar en make-up. Fotografie en video (€ 2.700) is meestal een fotograaf voor de hele dag, soms met een videograaf erbij. Muziek en entertainment (€ 1.500) gaat doorgaans naar een dj of band voor de avond.

De trouwringen (€ 1.400), bloemen en decoratie (€ 1.075) en de ceremonie (€ 900) liggen dicht bij elkaar. Bij de ceremonie gaat het om de leges van de gemeente en, als jullie dat willen, een eigen trouwambtenaar.

Per post lees je in de Trouwkosten Index welke bandbreedtes erachter zitten en uit welke bronnen de bedragen komen.

De bruidstaart (€ 400), het trouwvervoer (€ 300) en de bedankjes (€ 275) lijken klein, maar zijn samen € 975. Bedankjes rekenen we per gast, dus die groeien mee met jullie gastenlijst.

De post onvoorzien (€ 908) is geen luxe. ThePerfectWedding zag in 2023 dat stellen gemiddeld 22,4% meer uitgaven dan ze vooraf hadden begroot. Een buffer zorgt dat één tegenvaller, zoals een extra uur fotografie, niet meteen de rest van jullie planning onder druk zet.

De grootste knop in deze begroting is de verdeling tussen dag en avond. Een daggast kost € 125 en een avondgast naar schatting € 35, dus tien gasten van de dag naar de avond verplaatsen scheelt € 900, zonder dat er iemand minder komt. Tien daggasten minder uitnodigen scheelt € 1.250.

De vaste posten bewegen veel minder mee. Een fotograaf, de jurk en de ringen kosten net zoveel bij tachtig als bij honderdtachtig gasten. Daar besparen jullie vooral door bewust te kiezen, bijvoorbeeld een fotograaf voor een deel van de dag, een jurk uit de outlet of ringen in een ander segment. Wat die keuzes ongeveer kosten, staat per post in de Trouwkosten Index.

Ook de stijl telt. Kiezen jullie in de calculator voor luxe in plaats van gemiddeld, dan komt dezelfde gastenlijst uit op € 31.915. Dat is een modelindicatie: luxe rekent met de bovenkant van de bandbreedtes per gast en met ongeveer anderhalf keer de normbedragen voor de vaste posten.

In de Randstad liggen vooral de prijzen van locaties, catering en fotografen hoger. De budgetcalculator rekent daar met een indicatie van 20% extra op alleen die posten, niet op het hele budget. Voor deze voorbeeldbruiloft wordt locatie en catering dan € 12.240 en fotografie en video € 3.240. Het totaal komt uit op € 26.255, € 2.580 meer dan landelijk.

Die 20% is een indicatie op basis van wat planners noemen, geen gemeten cijfer. Hebben jullie offertes van locaties in de buurt, vul dan die bedragen in plaats van de indicatie in.

In de voorbeeldbegroting staan papieren kaarten: € 317 aan trouwkaarten en save the dates, het gemiddelde uit de Trouwkosten Index, zonder porto. Voor een save the date en een uitnodiging per huishouden komt daar ongeveer € 252 aan postzegels bij, samen € 569.

Digitaal begint bij € 59 voor een save the date en € 99 voor een complete trouwwebsite met uitnodiging en RSVP, zonder porto. Een adreswijziging of een nieuwe begintijd pas je dan aan zonder herdruk.

Hoe dat eruitziet, zie je bij de digitale trouwkaart. Zet in jullie begroting daarna de post kaarten op het bedrag dat bij jullie keuze past.

Willen jullie deze begroting zelf aanpassen? Download de voorbeeldbegroting als CSV en open in Excel of Google Sheets. Naast elk bedrag staan de Randstad-variant en een lege kolom voor jullie eigen bedragen, en onderaan de bron.

De bedragen staan als gewone getallen in het bestand, dus jullie kunnen er direct mee rekenen: vervang een normbedrag door een offerte en het totaal klopt weer.

Gebruik de voorbeeldbegroting als vertrekpunt, niet als doel. Leg eerst jullie eigen aantallen vast, zet per post een bedrag neer en vervang die bedragen een voor een door echte offertes. Begin bij de posten die het eerst vastliggen: locaties en leveranciers worden vaak negen tot achttien maanden vooruit geboekt, dus locatie, catering en fotograaf staan meestal het eerst op papier.